提升烟草行业纸质档案的使用寿命

随着信息化技术的高速发展，无纸化办公的推进，纸质文书呈减少的趋势，但纸质档案当前仍然是烟草行业最重要的文件保存形式，不仅包括重要的文件材料，还有需要永久保存的执法案卷文书，其重要性和珍贵性都是不言而喻的。纸质档案具有真实性、可靠性、不易被篡改的特点，是烟草行业工作中重要的证明材料和参考决策依据，纸质档案在归档保存前，因工作原因，通常有过多次传递、翻阅，可能已造成一定的磨损，而且，纸质文书从产生时起，已开始了老化的过程，在外观、结构等方面逐渐发生不可逆的变化。因此，笔者对纸质档案保存的耐久性进行了探讨。

一、行业内纸质档案当前管理的现状

（一）行业内部分单位对档案管理工作重视力度不够。部分单位因硬件投入不足，缺乏必要的硬件设施而导致档案管理工作停滞不前，档案管理制度有待于改善，没有健全的档案管理制度，查找文件和资料将变得费时费力，导致工作效率低下，一些单位存在档案分类模糊、保存混乱等问题，无序的翻阅也容易造成磨损，未及时设定和存放档案的分类、归档、保密等级，涉及的敏感信息也未能妥善管理，存在外泄可能，引发安全问题。

（二）部分档案管理人员的纸质档案管理水平不高。档案管理人员或使用者的粗心大意会导致档案受损，有时会沾上各种斑点污迹；部分档案管理人员在档案管理工作的缺少创新，不会采用现代化的管理工具和技术，档案管理的效率不佳。

（三）环境因素对纸质档案存在较大的影响。因为高温、高湿、灰尘、有害气体等发生损耗的情况时有发生。一些由环境因素引起的问题，如霉变、虫蛀等未能及时发现和处理，在多种因素影响下，纸质档案的字迹将会出现褪色或扩散，被掩盖为污点的现象，从而影响档案的利用。

二、原因分析

（一）部分领导和员工对纸质档案管理的重要性认识不足

在日常工作中，部分领导可能更加关注专卖、营销和安保等方面，而忽视了档案管理的价值，在硬件投入上不足，一些单位没有独立的档案室，纸质档案资料存放不当，保管条件不佳，相关设备设施配备不齐全。认识不足也导致相关档案管理人员缺乏积极性和责任感，认为档案管理工作并不重要，只要材料没丢失就可以了，在工作上呈现一种“重形式轻内容”的工作态度。

（二）档案基础工作不够扎实

档案管理人员缺乏专业知识和技能是导致纸质档案保存不佳的一个重要原因，如果管理人员不了解如何正确处理和维护档案，会导致档案的不当存储和处理。不同的纸质档案需要采取不同的保存方法，对于特殊的或易损的档案材料，需要采取额外的保护措施，例如酸性比较强的纸张应该密封保管，较大的图纸或字画应该折叠保管或摊开平放，如果没有根据档案的特性选择合适的保存方法，会影响其保存效果。

（三）对环境因素造成的影响重视不够

纸质档案的保存环境对其耐久性有很大影响。温度与湿度的过高或过低都会造成纸质档案的加速老化，光照易使纸张褪色和变形，灰尘、有害微生物等因素也会影响纸质档案的保存寿命，另外字迹材料稳定性差的文书也容易在环境因素影响下开始褪色或模糊，造成纸质档案内容的灭失，一些档案管理部门在实际操作中，往往忽视了这一环节，导致档案材料的损坏。

三、提升烟草行业纸质档案的使用寿命的几点对策

（一）强化档案管理意识，加大投入。

单位应对维护档案管理上的重视力度加大，纸质档案的原始性、真实性较强，目前仍然具有很高的保存价值和不可替代性。严格按照档案法的规定对其进行规范化管理，统筹规划，为档案长期安全保管提供科学保障。限制不必要的访问和处理，或对部分纸质档案影印，进入电子化查阅，以减少对纸质档案造成的磨损；同时尽量选择高质量的、耐老化的纸张来打印档案，以减少纸张随时间退化的风险；对档案进行细致的分类和整理，使其有序、易查，尽量减少因盲目的翻阅而造成的磨损。

（二）提升档案管理人员业务素养，强化培训。

对管理纸质档案的工作人员和使用人员加强培训，提升其纸质档案管理水平和意识，以确保他们能正确处理和保护档案，普及较好的纸质档案保管经验，不断学习和更新档案管理的新技术，鼓励档案管理人员求实创新，积极探索新的管理方法和技术，建立档案管理工作人员的交流平台，分享经验、破解难点，共同提升工作能力。

（三）重视环境对纸质档案的影响，采取有效措施。

各单位应制定健全可行的纸质档案保护制度，具体到各个细节，比如为保持档案室内的空气清洁，可以使用空气净化设备减少有害气体和污染物；为避免或减少太阳光的照射，比如安装防光窗帘，为档案营造一个无光的环境，避免阳光直射，紫外线会加速纸张的老化过程；定期对纸质档案进行除尘、除菌工作，保持档案库房的清洁卫生，在档案室内的墙壁和地面涂上防霉涂料等措施，降低细菌、霉菌等微生物对纸质档案的损坏等，采取各种有效的措施，保护好纸质档案材料。

中国烟草四十年来的发展，纸质档案记载着烟草行业发展史上优秀的成果，为未来的研究和高质量发展提供着重要的历史资料和参考。纸质档案的保护是一项长期而艰难的工作，实际工作中还会遇到越来越多，越来越棘手的问题。这就需要我们不断学习，不断提升自己的能力，找到更好的方法保护纸质档案，尽量使其保持原貌，延长使用年限。

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