提高综合办公室工作水平的思考

在烟草基层单位中,综合办公室往往处于上传下达、联系左右、协调各方的枢纽位置,承担着办文、办会、办事等职能。新形势、新要求下,随着烟草基层单位综合办公室涉及工作范围越来越广、领域逐步拓宽,综合性、专业性逐渐增强,也对综合办公室工作人员的个人素质与专业素养提出了更高的要求。如何与时俱进,不断提升综合办公室工作质量与效率,精准、规范、高效做好办文、办会、办事各项工作,从而更好发挥参谋、管理、协调与服务作用,是我们当前亟待解决的问题。

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一、分析影响综合办公室工作质量的因素及当前存在的问题

(一)从工作职责角度分析。综合办公室,作为烟草基层单位中的综合职能部门,既是企业沟通内外、承上启下的“桥梁”,又集支部建设、后勤保障、公文管理、日常督导等方面工作职能为一体。一个单位综合办公室工作水平的高低,将直接影响到企业各项工作开展成效,是事关全局工作的“枢纽”,日常工作呈现出工作内容多、对接部门广的特点,且在处理琐碎、繁杂的日常工作同时需经常面对突发性工作,打乱原本的工作节奏与计划,易出现手忙脚乱、疲于应对的现象,对工作缺乏深入的思考与创新。

(二)从员工管理角度分析。以笔者所在的上饶市局为例,部分单位出于人员短缺、岗位变动、青年员工培养等现实因素考量,采取安排青年员工轮岗锻炼、兼任职能的方式办理综合办公室日常工作。一方面,这些举措为青年员工搭建了实践锻炼平台,进一步拓宽人才教育培养途径、加强实践锻炼,帮助青年员工丰富阅历、提升综合素质,打造复合型、多元化员工队伍,为企业高质量发展提供人才支撑。但另一方面,综合办公室日常工作涉及面广且工作周期较长,对岗位人员的综合素质与业务能力提出了较高的要求,需要岗位人员迅速适应岗位角色的转换与更替,岗位人员的频繁调整易出现工作脱节、衔接不到位现象,员工对于工作思考“蜻蜓点水”,缺乏沉淀与创新。

(三)从管理制度角度分析。近年来,行业相继开展营销、专卖、物流等岗位竞赛和“优秀客户经理”“优秀中队”评比,但由于综合办公室工作难以量化,不易用统一的标准进行考核、评定,重心偏向于服务保障,日常工作重复性、事务性强,工作成果短时间内不明显且无法直观体现,获得感不强,工作积极性易受打击,出现职业倦怠期。

二、提升综合办公室业务能力的思路

(一)强化党建引领。烟草基层单位要始终坚持把政治建设摆在首位,以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,认真贯彻落实党的二十大精神,及时跟进学习习近平总书记最新重要讲话和指示批示精神。提升综合办公室人员的政治理论水平,用好用活“三会一课”,在深学细悟上下功夫,进一步强化理论武装,筑牢思想根基。要坚持以党的政治建设为统领,深刻理解党建引领业务工作内涵,将党建工作与业务工作紧密结合,通过党建工作引领和推动业务工作,并用业务工作检验党建工作成效,引导和推动综合办公室人员以学促干、知行合一,强化担当意识和大局意识,以务实高效的工作作风做好办公室各项工作,立足岗位做贡献,实现党建工作与业务工作深度融合。

(二)开展业务培训。岗位员工的专业素养与工作能力是影响综合办公室工作能力的重要因素。人事部门应提前收集干部员工关于教育培训的意见,综合办公室员工结合自身工作岗位的需求与责任提出建议,及时调整培训内容、细化培训目标,帮助员工实现专业能力查漏补缺。烟草基层单位应定期组织综合办公室人员开展业务培训,灵活运用线上、线下等多种形式,创新培训载体,为企业员工充电蓄能,积极营造良好学习氛围。组织开展工作交流会、先进分享会,发挥“传帮带”示范引领作用,在沟通交流中找差距、补短板,学习先进单位工作经验,结合自身情况有针对性地制定改进措施。

(三)落实考核监督。良好的激励措施有利于提高员工的工作积极性,要建立健全烟草基层单位综合办公室各项规则制度,优化工作流程,完善绩效考核评价办法,细化工作措施,使综合办公室工作效率得到提升。创新运用人才培养与培训手段,针对综合办公室员工开展职业生涯规划辅导,确立职业发展目标,为员工队伍提供成长成才扶持,搭建施展才华和锻炼培养的平台,进一步激发干部员工干事创业活力。

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